Come risparmiare in azienda

Spendere meno o spendere meglio? È giusto dare al tuo ufficio acquisti il solo obiettivo di tagliare i costi aziendali? Chi va coinvolto nel rapporto coi fornitori?

06/02/2019

Nelle PMI italiane le performance dell'ufficio acquisti vengono ancora oggi valutate in base al risparmio economico.

“Il mio ufficio acquisti va alla grande, quest’anno ha tagliato un sacco di costi” 

Ma può essere questa l’unica metrica con cui misurare l’efficacia del nostro procurement?

Per fare la scelta migliore basta avere degli abili negoziatori?

Immaginiamo di assistere per una volta al processo d’acquisto per la nostra azienda di un apparato di rete. 

Ok, abbiamo poco tempo da perdere…semplifichiamo la narrazione perché sappiamo che nella realtà acquistare una qualsiasi cosa da un fornitore richiede alla nostra azienda un sacco di tempo…non ci soffermeremo qui sul fatto che anche questo rappresenti un problema da gestire meglio. 

Il vostro reparto IT necessita di un nuovo switch di rete. Leggiamo l’ e-mail. 

Oggetto: acquisto nuovo switch di rete

Testo: Buongiorno, allego le caratteristiche richieste per il nostro switch: gestito, 24 porte, gigabit, POE. 

L’ufficio acquisti riceve, NON comprende e procede. 

Cerca su internet, cerca tra i vari fornitori abituali e non, li confronta e sceglie. 

Si può fare una scelta senza averla compresa?

Perchè ora, diciamoci la verità, a parte chi è del settore, quanti sanno cosa significhi POE? 

Diamo per scontato che chi acquista per noi sia in grado di comprendere, pur non essendo un esperto di informatica, tutto quello che l’IT chiede. 

Viene scelto lo switch. Fortunatamente l’offerta era molto varia e il nostro reparto acquisti ha selezionato uno fra quelli dal prezzo più basso. 

A parità di caratteristiche, abbiamo potuto risparmiare un bel po’. 

Pensiamo: "Ottimo lavoro anche questa volta!” 

Torniamo ai nostri mille impegni quotidiani. 

Dopo sei mesi però lo switch si guasta. 

Il nostro IT manager prova a contattare il servizio assistenza, ma non parlano italiano. Dopo un lungo scambio di e-mail in inglese, finalmente riescono a comprendersi. E’ la prima volta che riscontrano questo problema col loro switch. Dobbiamo inviargli il prodotto. 

Il centro assistenza non è in Italia, occorre spedire il pacco dall’altra parte del mondo. Passano tre settimane, il lavoro si ferma. Si accavallano problemi su problemi. Ritardi su ritardi.

Quanto ci è costato questo switch di rete in realtà?

Non possiamo pretendere che l’obiettivo del nostro ufficio acquisti sia solo quello di spendere meno. 

Occorre spendere meglio. Più saggiamente. 

Occorre stabilire altre metriche per guidare, e valutare poi, il loro operato.

Come abbiamo visto in un precedente articolo, è di vitale importanza per la nostra azienda, instaurare un dialogo fra i vari settori, in modo da rendere comprensibile per tutti la tecnologia. Questa collaborazione va portata avanti anche fra direzione, IT e acquisti. 

L’IT deve confrontarsi con l’ufficio acquisti.

Insieme devono trovare il modo di spendere meno, ottenendo il massimo. 

Per ottenere il massimo, è indispensabile conoscere e comprendere meglio le necessità che  portano all’acquisto. 

L’IT dovrebbe elencare tutte le caratteristiche che ritiene necessarie, non dando per scontato che chi riceve la sua richiesta sia in grado di comprenderla.

Sarebbe stato meglio indicare le caratteristiche più nel dettaglio e far valutare agli acquisti anche altri fattori. 

Ci sono infatti una serie di valutazioni che solo chi è competente in materia può fare: l’affidabilità del marchio, il servizio clienti, la semplicità di utilizzo, la facilità di diagnostica, sono solo alcuni esempi.  

Vanno trovati degli indicatori condivisi con cui poter effettuare delle comparazioni comuni. 

Se ci fosse stato dialogo fra le parti, si sarebbe potuto optare per la selezione di fornitori sul territorio italiano, con centro di assistenza vicino all’azienda, così da non rimanere bloccati in caso di problemi e avere spedizioni più immediate. 

Si sarebbe potuta orientare la scelta su alcuni marchi, più conosciuti e diffusi sul territorio, così da essere certi di trovare operatori, consulenti e manutentori più preparati ad effettuare una diagnostica e pronti a trovare una soluzione. 

Ma queste caratteristiche non si trovano scritte sulle confezioni, derivano solo dall’esperienza. 

Non potendo trasferire in poco tempo tutte le proprie competenze, occorre trovare un modo veloce e efficiente per condividerle. 

Creare insieme degli indicatori comparativi risulta perciò prioritario. 

È poi vitale valutare l’operato del nostro ufficio acquisti anche in base ad altri parametri, altrimenti alla fine le regole del gioco le detterà solo il risparmio. 

Innovazione, customer experience, risparmio nel medio e lungo periodo, non solo nell’immediato, sono le nuove metriche con cui dobbiamo misurare gli acquisti. 

Perchè acquistare non vuol dire spendere. 

Ogni nostro acquisto deve essere un investimento per il futuro della nostra azienda. 

Vediamo nel prossimo articolo come anche per altri reparti aziendali sia fondamentale comprendere l’Information Technology per far crescere la nostra azienda. 


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