5 step per una riunione efficace

Come far comunicare i vari settori aziendali per trovare una soluzione condivisa? Come far comprendere la tecnologia a tutti? Nella tua azienda le riunioni sono solo una perdita di tempo?

29/01/2019

Quando si indice un meeting in molti storcono il naso. 

“Puah sono pieno di cose da fare e devo andare a perdere il mio tempo in questa riunione…che poi a cosa serve?!”

Questo pensiero, a volte detto ad alta voce, è una delle reazioni più frequenti alla convocazione di un tavolo di lavoro. 

L’idea che una riunione sia solo una perdita di tempo ha purtroppo ragione di esistere. 

Spesso infatti vengono fissati incontri senza che prima ci sia stato un coinvolgimento e un confronto degli interessati, si arriva quasi tutti impreparati, si parlano tante lingue diverse difficilmente comprensibili, si esce con un nulla di fatto. 

Cambiare questo trend è necessario per poter affrontare i problemi e trasformarli in opportunità. 

Occorre cambiare il metodo organizzativo. 

STEP 1 - QUANDO FARE UNA RIUNIONE

Una riunione andrebbe fissata ogni qualvolta emerga una necessità aziendale che coinvolga più settori o figure professionali. Andrebbe convocata solo dopo aver interpellato e interrogato le varie parti. A tal proposito un pre-meeting, una chiacchierata informale durante una pausa può essere utile per chiarire chi coinvolgere e perché, e poter stimolare le persone coinvolte alla riflessione, gettando un seme. 

STEP 2 - CHI INVITARE

Il metodo più efficace e che fa risparmiare più tempo, se ben pensato, è quello di invitare contemporaneamente intorno ad un tavolo tutte le persone che potrebbero trarre vantaggi dalla proposta, oppure che potrebbero evidenziarne criticità.

Facciamo un esempio. Se la direzione delega all’IT una soluzione per la gestione degli accessi in azienda, sarà molto più proficuo un dialogo sinergico fra i vari settori coinvolti, piuttosto che tanti singoli incontri individuali. 

Perché? Ipotizziamo una catena di incontri singoli: al termine del meeting fra IT e risorse umane si opterebbe per una soluzione con i tornelli. La successiva riunione fra IT e direttore di fabbrica boccerebbe i tornelli, c’è poco spazio nell’area di ingresso per l’installazione, meglio un sistema di riconoscimento facciale con telecamera. Trovato l’accordo l’IT dovrebbe discuterne con i legali dell’azienda e accertarsi non vi siano violazioni della privacy dei dipendenti. Superato il problema della sicurezza, l’IT si troverebbe costretta a rielaborare il progetto e ripresentarlo alle risorse umane, ma questi solleverebbero la questione dei dipendenti che lavorano da remoto e non passano davanti alla telecamera.

Insomma si darebbe il via ad un lungo travaglio di meeting per poi magari scontrarsi, dopo aver partorito una soluzione che metta un po’ tutti d’accordo, contro un ufficio acquisti che ridimensiona drasticamente il budget di fatto rendendo impossibile l’attuazione della stessa.

Ecco concretizzata una gran perdita di tempo. 

Ecco perché poter confrontare le esigenze di ciascuno e ascoltare i vari punti di vista può fare la differenza per tenere una riunione efficace. 

STEP 3 - COME PREPARE UNA RIUNIONE

Per un meeting efficace occorre creare una scaletta di argomenti che permetta a tutti di potersi orientare nel dialogo. Un po’ come per una riunione condominiale, va costruito un ordine del giorno che riassuma punto per punto i principali temi di discussione. 

Nel far ciò è necessario avere sempre ben chiaro lo scopo dell’incontro ed essere preparati. 

È consigliabile preparare anche i vari partecipanti. Uno scambio di e-mail nelle settimane precedenti può essere utile per introdurre l’argomento e presentare la soluzione, magari chiedendo già un feedback. Sapere cosa pensano i vari settori coinvolti della proposta prima ancora del confronto diretto, conoscere i pro e i contro che ciascuno individua nella propria area di lavoro, può velocizzare la ricerca di un compromesso soddisfacente fra le parti.  

STEP 4 - COME PARLARE IN UNA RIUNIONE

Ogni settore dovrebbe mettere da parte il gergo. L’incontro non deve ridursi ad una sfida a chi brilla di più ed ha un vocabolario più tecnico ed esteso. 

Per comunicare occorre parlare la stessa lingua. 

Proseguiamo col nostro esempio. Se l’IT manager dovesse presentare la sua proposta di soluzione in termini tecnici, di fatto il confronto e lo scambio di opinioni sarebbe impossibile. “Ho organizzato questa riunione per discutere del sistema di information Technology per la gestione informatica del rilevamento delle presenze. Propongo una soluzione in cloud che tramite un'app rilevi le presenze e col gps possa rintracciare la posizione dell’utente collegato”. Le risorse umane non coglierebbero le reali implicazioni operative del sistema, il direttore di fabbrica non saprebbe dell’esistenza dei tornelli, l’ufficio legale non coglierebbe nell’immediato le implicazioni sulla privacy e sulla sicurezza. 

Per poter instaurare un confronto costruttivo meglio parlare una lingua concreta, fatta di esempi ed esperienze lavorative quotidiane.

Meglio rendere il dialogo comprensibile per tutti.  

Calare direttamente la nostra proposta nella concretezza di una giornata lavorativa, spiegare cosa comporti a livello di operatività, come modifichi le nostre azioni abituali è il metodo migliore per far comprendere la soluzione a tutti. 

STEP 5 - COME CONCLUDERE UNA RIUNIONE

Meglio concludere una riunione. 

Quante volte capita di prenotare una sala per poco tempo e dover troncare improvvisamente il dialogo e il confronto. Assicuriamoci che lo spazio per il nostro meeting sia nostro per tutto il tempo necessario, meglio abbondare e far tornare tutti al proprio lavoro prima dello scadere dell’ultima ora, piuttosto che interrompere brutalmente il discorso. 

Dobbiamo preventivare di avere il tempo sufficiente per fissare un incontro successivo e poter lasciare tutti con un piano d’azione definito e chiaro. 

Lasciare a ciascuno delle call to action, con scadenza precisa è un ottimo modo per mantenere viva l’attenzione e la partecipazione attiva. 


Con questo metodo organizzativo possiamo davvero creare un dialogo sorprendentemente proficuo, creando un tavolo di discussione in cui esperti e non, parlano di un problema comune e di come superarlo grazie alla tecnologia. 

Se ci saremo preparati bene, non ci limiteremo al salto dell’ostacolo, ma potremo indicare quali vantaggi vi si nascondono dietro, trovando un modo comune per prenderli tutti al volo. 

Ma quali ostacoli possono essere superati grazie all’Information Technology?

Nei prossimi articoli analizziamo i problemi più frequenti che l’IT si trova ad affrontare nei vari settori aziendali: marketing e comunicazione, vendite,  risorse umane e personale, produzione, finance e acquisti.

Nella tua azienda come si fa fronte a queste sfide quotidiane?


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